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Zusammenführen von doppelten Kontakten in Lightning

Kennen Sie das, die Datenpflege in Ihrem CRM-System wird aufgrund von zahlreichen Dubletten in Ihren Datensätzen zu einer nervenaufreibenden und zeitaufwendigen Aufgabe? Das Verwalten von Duplikaten ist eines der wichtigsten Grundlagen für eine saubere Datenbasis in Ihrem CRM-System. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Duplikate in Salesforce mit Standard-Funktionalitäten einfach identifizieren und bereinigen können. So sparen Sie wertvolle Zeit und verbessern Ihre Strategie zur Verwaltung von Duplikaten erheblich.

 

Wie gehen Sie mit Duplikaten in Salesforce um und wie treffen Sie vorbeugende Maßnahmen? Während viele Unternehmen und Administratoren sofort auf Salesforce App Exchange zurückgreifen und manchmal teure Deduplizierung-Tools herunterladen, können sie stattdessen die bereits integrierten Duplikatfunktionen nutzen, die in allen Salesforce-Editionen verfügbar sind. Seit der Einführung von Lightning hat Salesforce die Standardfunktionen für Duplikate erheblich verbessert und damit ein leistungsstarkes Tool geschaffen, das mit den besten Deduplizierung-Apps mithalten kann. Wenn Sie derzeit eine solche App verwenden, würde ich Ihnen empfehlen, die nativen Salesforce-Deduplizierungsfunktionen auszuprobieren. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie mit den Tools, die Ihnen bereits zur Verfügung stehen, viel Geld für Ihr Unternehmen sparen können.

 

Was ist ein Duplikat? 

Ein Duplikat ist ein Datensatz, der dieselben oder ähnliche Daten wie bereits vorhandene Datensätze enthält. Duplikate können an zahlreichen Stellen in Salesforce auftreten, z. B. über Web-to-Lead-Formulare, Marketingautomatisierungstools, manuelle Eingabe durch Mitarbeiter, mangelnde Mitarbeiterschulung und sogar durch Datenimporte. 

Zum Glück sind alle Salesforce-Instanzen (ab 2017) mit drei aktivierten Standardduplikat-Regeln vorinstalliert. Obwohl diese Regeln sehr effektiv sind, können Sie sie erweitern und an Ihre Anwendungsfälle anpassen. Darüber hinaus können Sie Datenverwaltungspläne implementieren und Duplikats-Berichte erstellen, um den Überblick über eingehende Duplikate zu behalten.

 

Standard Salesforce Duplikat Features
Salesforce Lightning ist mit einigen leistungsstarken Funktionen zur Duplikatsuche ausgestattet, die mit den besten Apps in App Exchange mithalten können.

  • Standardübereinstimmungs-Regeln, die vorkonfiguriert sind, um eine Vielzahl von Übereinstimmungsgleichungen und -kriterien zu berücksichtigen.
  • Die Fähigkeit zum Fuzzy Match. Algorithmen verwenden eine Bewertung, um zu bestimmen, wie genau bestimmte Felder übereinstimmen. Wenn ein Benutzer beispielsweise Jimmy Smith eingibt und Jim Smith bereits als Datensatz vorhanden ist, markiert eine Fuzzy-Matching-Regel diese beiden Datensätze möglicherweise als Duplikate.
  • Berichterstattung. Mithilfe von Duplikat-Regeln haben Sie die Möglichkeit, Duplikate zu melden. Salesforce verfügt über zwei Standardobjekte, "Datensatzelemente duplizieren" und "Datensatzsätze duplizieren", mit denen Berichte zu Duplikaten erstellt oder bearbeitet werden. Das ist in Situationen sehr nützlich, in denen Sie nicht verhindern möchten, dass ein Datensatz über Alerts erstellt wird. Alerts können beispielsweise verhindern das Leads über Web-to-Leads Formulare generiert werden. Stattdessen können Sie die Duplikatregel so einstellen, dass beim Erstellen ein Bericht generiert wird, wodurch ein Duplikat-Datensatzelement erstellt wird, das später analysiert werden kann.
  • Objektübergreifender Abgleich. Duplikat-Regeln können festgelegt werden, um die Datensätze zweier Objekte miteinander zu vergleichen. Zum Beispiel ein Lead- mit einem Kontaktdatensatz.
  • Duplikat-Komponente. In Lightning bietet Salesforce eine Duplikat-Komponente, die zu Lightning-Datensatzseiten hinzugefügt werden kann. Über die Komponente können Benutzer eine Liste potenzieller Duplikate anzeigen.
  • Zusammenführen. Über die Lightning-Komponente oder einen Duplikat-Datensatz können Benutzer mit den richtigen Berechtigungen problemlos doppelte Datensätze zusammenführen. Sie können sogar den Stammdatensatz auswählen und entscheiden, welche Felder des Datensatzes den zusammengeführten Datensatz überschreiben.
  • Für den Fall, dass Benutzer einen Lead zu einem Kontakt zusammenführen, müssen sie lediglich den Lead konvertieren und einen vorhandenen Kontakt auswählen
  • Sie haben die Möglichkeit zu verhindern, dass Duplikate erstellt werden und Freigaberegeln durchzusetzen oder zu umgehen.


Duplikat-Regeln aufsetzen

Wie bereits erwähnt, sind alle neuen Orgs, die nach 2017 erstellt wurden, mit aktivierten Standard-Matching-Regeln und Duplikat-Regeln vorkonfiguriert. In älteren Fällen sind diese Regeln auch im Setup verfügbar, müssen jedoch nur aktiviert werden. 

  • Account-Abgleich: Mit dieser Regel werden doppelte Konten basierend auf vorkonfigurierten Kriterien gesucht (Siehe Link).
  • Standardregel für Leads mit doppelten Kontakten: Diese Regel vergleicht Leads mit potenziellen doppelten Kontakten (Siehe Link).
  • Standardregel für Kontakte mit doppelten Leads: Diese Regel zeigt Kontakte mit übereinstimmenden doppelten Leads auf (Siehe Link).

 

Tipps und Tricks

Zusätzliche Regeln können eingerichtet werden, um den Anwendungsfällen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Darüber hinaus empfehle ich, die folgenden Regeln hinzuzufügen, um Kontaktdatensätze miteinander, und Leads mit anderen Lead-Datensätzen zu vergleichen.

 

Contact-to-Contact Duplikat-Regel
Diese Regel ist wichtig, da sie Kontaktdatensätze mit anderen Kontaktdatensätzen vergleicht. Die von Salesforce festgelegten Standardregeln berücksichtigen diese Kombination nicht und werden allzu oft übersehen. Um diese Regel zu erstellen, navigieren Sie einfach zu Setup -> Regeln duplizieren -> Neue Regel -> Kontakte auswählen.

 

Geben Sie der Duplikat-Regel auf der folgenden Seite einen Namen, wählen Sie den Record Level Security und Actions aus, und stellen Sie sicher, dass die Übereinstimmungsregel auf "Standard-Übereinstimmungsregel für Kontakte" festgelegt ist. Klicken Sie dann auf "Speichern".

Duplicate Rule Salesforce

Jetzt haben Sie eine Regel, die Kontakt-Datensätze vergleicht und die Duplikate Ihren Benutzern meldet und berichtet.

 

Lead-to-Lead Duplikat-Regel
Diese Regel ähnelt der vorherigen, mit der Ausnahme, dass doppelte Leads mit anderen doppelten Lead-Datensätzen verglichen werden. Da Leads in der Regel die Quelle für die meisten Duplikate sind, ist diese Regel sehr nützlich, um Ihre Salesforce Org von nervigen Duplikat-Datensätzen freizuhalten. Um diese Regel zu erstellen, navigieren Sie einfach zu Setup -> Regeln duplizieren -> Neue Regel -> Leads auswählen.


Geben Sie der Duplikat-Regel auf der folgenden Seite einen Namen, wählen Sie den "Record Level Security "und "Actions" aus, und stellen Sie sicher, dass die Übereinstimmungsregel auf "Standardübereinstimmungsregel für Leads" festgelegt ist, und klicken Sie dann auf "Speichern".

Duplicate Rule Edit SalesforceDenken Sie daran, dass Sie Ihre Matching-Regeln an den Anwendungsfall Ihres Unternehmens anpassen können.

Für alle Standard- und benutzerdefinierten Objekte können Duplikat-Regeln erstellt werden und zum Vergleichen von Datensätzen können mehrere Übereinstimmungsregeln angelegt werden.

 

Web-to-Lead Formulare

Eines der größten Probleme für Unternehmen ist die Kombination von Duplikat-Regeln mit Web-to-Lead-Formularen. Wenn Duplikat-Regeln auf "Alert for Leads" festgelegt sind und ein Kunde ein Web-to-Lead-Formular ausfüllt, wird anstatt den Lead automatisch in Salesforce zu erstellen, eine E-Mail an den Administrator gesendet. In der E-Mail wird angegeben, dass dieser Lead nicht erstellt werden konnte. Sie enthält alle vom Lead eingegebenen Informationen, es ist jedoch Sache eines Benutzers, diese Daten manuell in Salesforce einzugeben. Während dies für einige Unternehmen möglicherweise kein Problem darstellt, könnte es für Unternehmen, die eine Vielzahl von Web-to-Lead-Formularen verwenden, zu einem Albtraum werden. Darüber hinaus kann das zu Datenverlust führen, die Zeit verkürzen, in der Leads automatisierte E-Mails erhalten, und Administratoren frustrieren, die E-Mails durchsuchen müssen, um Daten manuell einzugeben.

Stattdessen können Sie die Duplikat-Regeln einfach umgehen und Berichte über sie erstellen, indem Sie Filter verwenden, um Leads auszuschließen, die mittels Hilfsfeldern vom Web-to-Lead erstellt wurden, bestimmte Lead-Ersteller auszuschließen oder bestimmte Lead-Quellen auszuschließen. Sie können die Regeln so festlegen, dass neue Leads nur gemeldet werden, anstatt sie zu blockieren. Sie können die Regel dann auf "Alert upon Edit" setzen oder die Regel klonen und die Hilfsfelder oder angegebenen Benutzer herausfiltern. Dies bedeutet, dass die Regeln bei der Erstellung durch einen bestimmten Benutzer doppelte Leads melden und die sekundäre Regel für alle anderen Benutzer gilt. Die sekundäre Regel sollte auf Duplikate hinweisen, wenn diese erstellt oder bearbeitet werden.

 

Zusammenführen von Duplikaten

Für diejenigen, die keinen Duplikat-Jargon kennen, bezieht sich eine Zusammenführung in Salesforce auf den Vorgang des Kombinierens eines oder mehrerer Datensätze, um eine Org von Duplikaten zu bereinigen. Beim Zusammenführen von Datensätzen müssen Sie nach möglichen Duplikaten suchen, den Stammdatensatz ermitteln und die Datensätze in Salesforce zuletzt entweder aus der Salesforce Lightning-Duplikatkomponente oder aus einem Duplikatdatensatz zusammenführen. Beim Zusammenführen von zwei Datensätzen werden die untergeordneten Beziehungen beibehalten, aber nur der Chatter-Feed wird aus dem Stammdatensatz gespeichert. Bevor Sie mit dem Zusammenführen beginnen, sollten Sie einige wichtige Überlegungen und Schritte berücksichtigen.

 

Zusammenführen von Duplikaten Do's & Don'ts
Je nachdem, wie groß Ihr Duplikatproblem ist, kann das Zusammenführen von Duplikaten eine mühsame und zeitaufwendige Aufgabe sein. Diese Aufgabe sollte nicht leicht genommen werden und die Erlaubnis zum Zusammenführen von Datensätzen sollte sparsam erteilt werden. Denn bei falscher Vorgehensweise kann das zu Datenverlusten führen. Um Probleme beim Zusammenführen zu vermeiden und Datensätze korrekt zusammenzuführen, haben wir hier ein paar Tipps für Sie:

 

  • Erstellen eines Duplikat-Verwaltungsplan: Dazu gehört, dass festgelegt wird, wer über die Berechtigungen zum Zusammenführen verfügt, wer für das Sammeln doppelter Daten zuständig ist und wie bestimmt wird, welche Felder beim Zusammenführen als Master fungieren.
  • Erteilen Sie die Erlaubnis zum Zusammenführen sparsam und nur geschulten Mitarbeitern. Die Berechtigung zum Zusammenführen erfordert, dass der Benutzer auch über die Berechtigung zum Löschen von Datensätzen verfügt. Der Benutzer, der für das Zusammenführen von Datensätzen zuständig ist, sollte gut über den Umgang mit Duplikaten in Ihrem Unternehmen und die möglichen Folgen eines inkorrekten Zusammenführens informiert sein.
  • Bevor ein Benutzer mit dem Zusammenführen einer großen Menge von Datensätzen in Salesforce beginnt, sollte eine Datensicherung durchgeführt werden. Dies beinhaltet eine Sicherung aller Objekte.
  • Wenden Sie sich an die erforderlichen Abteilungen, um die betreffenden Datensätze zu besprechen. Die Benutzer kennen ihre Datensätze am besten. Klären Sie daher mit den Ownern der Datensätze welche Feldwerte beibehalten werden sollen und welcher Datensatz als Master fungiert.
  • Seien Sie beim Zusammenführen von Accounts sehr vorsichtig. Unternehmen können Fusionen, Übernahmen, Tochtergesellschaften und mehrere Abteilungen haben. Die Auswirkungen des irrtümlichen Zusammenführens von Konten können ein großes Problem sein und es wird schwierig, sie zu rekonstruieren, insbesondere wenn eine Vielzahl von Beziehungen zu anderen Objekten besteht.

 

So führen Sie Duplikate zusammen

Die einfachste Methode zum Zusammenführen einzelner Duplikate ist die Duplikat-Komponente in Lightning. Stellen Sie sicher, dass Sie über die richtigen Zusammenführungs-, Lese- und Bearbeitungsberechtigungen für die Objekte "Datensatzsatz duplizieren" und "Datensatzelement duplizieren" verfügen.

Navigieren Sie vom Datensatz zur Duplikat-Komponente. Befindet sich die Komponente "Duplizieren" nicht auf der Seite, kann sie problemlos von einem Administrator hinzugefügt werden. Sie müssen die Komponente lediglich auf die Datensatzseite ziehen und dort ablegen.

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Wählen Sie als Nächstes "Duplikate anzeigen" aus.
Duplicate View Salesforce
Nachdem Sie die Duplikate analysiert und einen Plan festgelegt haben, welcher Datensatz und welche Felder als Master fungieren sollen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen, die Sie zusammenführen möchten, und klicken Sie auf "Weiter".
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Im nächsten Schritt können Sie die Felder vergleichen und den Stammdatensatz auswählen. In den Standardeinstellungen zeigt Salesforce nur die Felder an, die sich zwischen den beiden Datensätzen auf diesem Bildschirm unterscheiden. Sie können jedoch nach unten scrollen und "Alle Felder anzeigen" auswählen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie "Weiter".
Potential Duplicate RecordsKlicken Sie erneut auf "Weiter". Glückwunsch! Sie haben Datensätze zusammengeführt und einen Schritt nach vorne gemacht, um diese unschönen Duplikat-Datensätze zu reduzieren.

Beachten Sie, dass Sie mit dieser Methode nur doppelte Datensätze desselben Objekts zusammenführen können. Lead-to-Lead, Contact-to-Contact und Account-to-Auccount. Falls Sie einen doppelten Lead-to-Contact haben, müssen Sie nur "Convert Lead" auswählen und den Lead einem vorhandenen Kontakt zuordnen.
Convert LeadZusammenführen von Duplikaten mit doppelten Datensatzgruppen
Eine der nützlichsten Funktionen der Salesforce-Tools zur Verwaltung doppelter Datensätze in Lightning ist die Möglichkeit, beim Erstellen oder Bearbeiten doppelte Datensätze zu melden und diese Informationen dann zum Zusammenführen doppelter Datensätze zu verwenden. Duplikate können allerdings nur gemeldet werden, wenn Sie als Duplikat-Regel "Beim Erstellen oder Bearbeiten melden" festgelegt haben.
Lead to Lead Duplicate Rule
Als Nächstes müssen Sie benutzerdefinierte Berichtstypen für jedes der Objekte erstellen, für die Sie Duplikat-Regeln ausführen. Wie bereits erwähnt, gibt es in Salesforce zwei Objekte, die für die Duplikat-Verwaltung verwendet werden. Dies schließt das Objekt "Datensatz duplizieren" und "Datensatzobjekt duplizieren" ein. Sie benötigen einen benutzerdefinierten Berichtstyp, der eine Beziehung zwischen dem Objekt (Lead) und den doppelten Datensatzelementen erstellt.

So sollte Ihr Berichtstyp aussehen:
Custom Report Type Leads Duplikate DatensätzeErstellen Sie als Nächstes einen benutzerdefinierten Bericht mit dem soeben erstellten Berichtstyp.
Sie müssen nur die zwei Spalten, "Name" und "Name für doppelte Datensätze", miteinbeziehen.
Leads Duplikate Datensätze ReportAbhängig von der Anzahl der vorhandenen Duplikate und Ihrem Duplikat-Verwaltungsplan können Sie entscheiden, wie Sie mit Duplikaten umgehen. Wenn Sie nur eine geringe Anzahl von Duplikaten haben, die in Salesforce verarbeitet werden können, klicken Sie einfach im Bericht auf "Duplicate Record Item Name".
Duplicate Record Icon InformationWählen Sie als Nächstes "Datensatz duplizieren" aus.
Im Datensatzelement "Duplizieren" sehen Sie die Datensätze, bei denen es sich um potenzielle Duplikate handelt.
Duplicate Record ItemsWählen Sie als nächstes den Button "Compare and Merge" aus.
Duplicate Record SetFühren Sie dann die gleichen Zusammenführungsschritte aus, wie oben unter "So führen Sie Duplikate zusammen" beschrieben.

Sie können auch einfach einen Berichtstyp für das Objekt "Datensatz duplizieren" erstellen und dann den Bericht basierend auf jedem der Datensätze "Datensatz duplizieren" zusammenfassen. 
 
Tipps und Tricks zur Report-Erstellung
  • Erstellen Sie einen Berichtstyp für jedes Objekt, für das Sie Duplikate melden möchten.
  • Stellen Sie sicher, dass für Duplikat-Regeln die Option "Duplikate beim Erstellen und/ oder Bearbeiten melden" festgelegt ist.
  • Lassen Sie den Duplikat-Manager die Duplikat-Berichte abonnieren, damit er täglich über Duplikate informiert wird. Das stellt sicher, dass Duplikate regelmäßig verwaltet werden.
  • Da sich doppelte Datensätze nicht selbst löschen, nur weil Sie sich um die Duplikate im Datensatz gekümmert haben, müssen Sie die doppelten Datensätze entweder über einen Prozess löschen oder mithilfe eines benutzerdefinierten Formelfelds aus Ihren doppelten Berichten herausfiltern. Sie können das Formular-Feld für das Objekt "Datensatzelemente duplizieren" erstellen und das Formular auf "DuplicateRecordSet.RecordCount" festlegen. Fügen Sie in Ihrem Bericht einen Filter in das Formular-Feld ein, um nur Datensätze einzuschließen, die auf mehr als 1 festgelegt sind.

Formula Options

 

Fazit

Die Duplikat-Verwaltung in Salesforce ist für viele Unternehmen ein großes Problem. Oftmals werden Duplikate erst dann ernst genommen, wenn es zu spät ist und das System überlastet ist. Nehmen Sie sich also etwas Zeit, um einen Duplikat-Verwaltungsplan zu erstellen, die nativen Salesforce-Funktionen zu verwenden und Duplikate regelmäßig zu beseitigen, um verunreinigte Daten zu vermeiden. Prävention ist hier der Schlüssel, damit eine Salesforce Org reibungslos funktioniert und die Datenqualität optimiert wird. Nehmen Sie sich Zeit, um zu analysieren, wie Datenverwaltungstools in Salesforce zum Verwalten Ihrer Duplikate verwendet werden können, bevor Sie viel Geld für andere Tools ausgeben.

Erfahren Sie in meinem nächsten Beitrag, wie Sie Deduplizierungsstrategien für Organisationen mit hohem Datenvolumen und für Organisationen mit übermäßigen Duplikaten nutzen können.

 

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