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So verwalten Sie Ihr Marketing-Inventar in Salesforce

Vor Kurzem haben wir Ihnen bereits unsere Internal Inventory Management App zur Verwaltung von internen Unternehmensbeständen in Salesforce vorgestellt. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen vor, wie Sie die Internal Inventory Management App  nutzen können, um neben Ihrem Unternehmensinventar auch stets einen Überblick über vorhandene oder auch nachzubestellende Marketing-Materialien wie beispielsweise Flyer, Broschüren oder Kundengeschenke haben.

Marketing-BEstand stets im Überblick haben

Innerhalb der Internal Inventory Management App wird der interne Bestand des Unternehmens über so genannte Datensatztypen vom Marketing-Bestand getrennt gehalten. Das ermöglicht Ihnen eine Unterscheidung sowohl nach Produktkategorien als auch das Auslösen unterschiedlicher Automatismen je nach Kategorie. Darüber hinaus können Sie die Datensatztypen dazu verwenden, um bestimmte Produktkategorien nur bestimmten Personengruppen zugänglich zu machen, z. B. kann nur das Marketing-Team den Marketing-Bestand einsehen und die Personalabteilung hat nur Zugriff auf interne Bestände. So wird sichergestellt, dass nur diejenigen Benutzer, auch nur die Informationen sehen, welche sie tatsächlich benötigen oder sehen dürfen.

Folgende Funktionen können genutzt werden:

  • Erfassen, Pflegen und Verwalten von Marketing-Materialien
  • Überblick über Bestandsmengen sowie automatische Benachrichtigungen, wenn nachbestellt werden muss
  • Protokollierung aller artikelbezogenen Informationen und Aktivitäten
  • Automatische Benachrichtigungen an das Marketing-Team, wenn eine Bestellung aufgegeben wird
  • Automatisches Anpassen von Beständen
  • Speicherung von Auftragsverfolgungsinformationen 

 Mit diesen Funktionen haben Sie alles im Blick - den aktuellen Marketing-Bestand, Verfolgung aufgegebener interner Marketing-Bestellungen sowie alle notwendigen Nachbestellungen.

 

Das folgende Diagramm zeigt ein Beispiel für einen internen Bestandsfluss im Marketing:

Bestandsfluss im Marketing

Speichern von Bestandsdaten

Bei der Speicherung von marketingbezogenem Inventar ist es wichtig, spezifische Informationen zu den Produkten zu speichern, einschließlich Lieferanteninformationen, Produktkategorien, Produktstandorte sowie die Produktpreise. Zusätzlich kann das Produktfoto auf die gleiche Weise eingebunden werden, wie im letzten Beitrag zur Internal Inventory Management App beschrieben. Diese Informationen sind wichtig für Benutzer, die möglicherweise Produkte neu bestellen müssen.

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Auch für Ihre Marketing-Materialien können Automatismen erstellt werden, um den Verwaltungsprozess Ihres Marketing-Bestandes zu rationalisieren. Dazu gehören z. B. Benachrichtigungen, wenn ein vorher definierter Produktgrenzwert erreicht wurde, oder auch die automatische Berechnung der Produktpreise inkl. der geltenden Steuersätze.

MArketing Inventar-bestellungen 

Um einen vollständigen Überblick über den Marketing-Bestand zu behalten, müssen Sie eine "interne Marketingbestellung" anlegen. Diese wird im Objekt Inventarbestellung gespeichert. Von diesem Objekt aus können Sie Bestellungen erstellen und diese bestimmten Ereignissen wie beispielsweise einer Marketing-Kampagnen, Accounts oder Kontakten zuordnen. Auf diese Weise können Sie stets verfolgen, wo, warum und wann Marketing-Material verwendet wird.

Eine neue Marketing-Material-Bestellung kann ganz einfach über die Inventarbestellung mit dem Button "Neu" angelegt werden. Nach Klick auf den Button werden Sie aufgefordert, einen Datensatztypen auszuwählen. Für eine interne Marketingbestellung wird daher der Typ "Inventory Order" ausgewählt. Über den Datensatztypen "Inventory Adjustments" können Sie manuell Bestände für Produkte hinzuzufügen oder die Anzahl verringern. Dies erläutern wir Ihnen weiter unten im Beitrag.

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Nachdem Sie "Inventory Order" ausgewählt haben, können Sie alle relevanten Informationen zur Bestellung hinterlegen:

  • den Bestellgrund, z. B. Event oder Promotion-Aktion
  • die Zustellinformationen - wohin soll das Produkt geliefert werden z. B. an einen bestimmten Kontakt oder Account
  • die Zuordnung der Bestellung zu einer Marketing-Kampagne 

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Nach dem Speichern können Sie weitere Produkte zur Bestellung hinzufügen und sie dann "abschicken". Im Anschluss werden die entsprechenden Lagerbestände automatisch angepasst und eine Aufgabe für das Marketing-Team erstellt, um die aufgegebene Bestellung zu versenden.

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Den Status auf einen Blick erkennen

 

Über den Produkt Status können Sie jederzeit erkennen, welche Produkte auf Lager sind, neu bestellt werden müssen oder aber auch nicht mehr bestellt werden sollen (z. B. mangels Qualität). Den Status sehen Sie im einzelnen Produktdatensatz, oder Sie erstellen sich eine benutzerdefinierte "Bestandslistenansicht".  

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Anpassung der Marketingbestände

Wie zuvor bereits erwähnt, haben Sie die Möglichkeit, die Lagerbestände manuell anzupassen.  Ausgehend vom Objekt Inventarbestellung wählen Sie "Inventory Adjustment" und hinterlegen Grund für die Korrektur. 

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Im nächsten Schritt können Sie Produkte hinzufügen und Mengen anpassen. Nach dem Speichern des Datensatzes werden die Lagerbestände automatisch aus dem Lagerbestand des Produkts angepasst. 

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Produkt-Schwellenwerte

Produkt-Schwellenwerte beziehen sich auf eine definierte Menge, bei deren Erreichung, das entsprechende Produkt nachbestellt werden sollte. Folgende Automatismen werden ausgelöst - abhängig von der verfügbaren Menge und dem definierten Schwellenwert:

  • Die verfügbare Menge ist kleiner als der Produkt-Schwellenwert: automatische Aufgabe zur Nachbestellung (inkl. Zeit bis zur Nachbestellung) sowie ein Chatter Post an das Marketing-Team
  • Verfügbare Menge ist größer als der Produkt-Schwellenwert: Status ist "Auf Lager"
  • Wenn das Kontrollkästchen "Nicht neu ordnen" aktiviert ist: es werden keine automatischen Erinnerungen ausgelöst
  • Wenn die Produkt-Schwellenwerte leer sind und die verfügbare Menge über 0 liegt: Status ist "Auf Lager"
  • Wenn die Produkt-Schwellenwerte leer sind und die verfügbare Menge gleich 0: Zeit bis zur Nachbestellung ist

Die Produkt-Schwellenwerte können Sie im Feld Produkt-Schwellenwert im Bestandsprotokoll festlegen:

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Mit Hilfe der Schwellenwerte ist das Marketing-Team jederzeit darüber informiert, wann ein Produkt nachbestellt werden muss oder Bestellungen angepasst werden müssen. 

Fazit 

Mit der Internal Inventory Management App haben Sie zu jeder Zeit einen vollständigen Überblick sowohl über Ihren Unternehmensbestand, als auch über Ihre Marketing-Materialien - von der Lagerung bis zur Nachverfolgung, Bestellung und Verwaltung. Darüber hinaus können Sie sicherstellen, dass die Bestände ordnungsgemäß gepflegt werden, dass Marketing-Bestellungen versandt werden und welche (internen) Kosten anfallen. Die Internal Inventory Management App beweist einmal mehr, wie Salesforce nicht nur als leistungsstarkes CRM-Tool, sondern auch für alle Ihre internen Geschäftsprozessen genutzt und eingesetzt werden kann.

 

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