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Unternehmens-Inventar in Salesforce verwalten: Die Inventory Management App

Eine immer genaue und aktuelle Übersicht über den internen Bestand zu haben, kann sich für Unternehmen als recht aufwendig entpuppen. Meistens werden hierfür komplexe und teure Systeme verwendet, um die Inventar-Kosten im Blick zu haben und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über die notwendigen Arbeitsmaterialien verfügen. Wir zeigen Ihnen wie Sie mit der Inventory Management App in Salesforce Ihre internen Bestände schnell und einfach verwalten und digital archivieren können.

Unsere Lösung: Die Internal Inventory Management App

Basierend auf unserer internen- und externen Projekt-Erfahrungen haben wir eine kostengünstige und leicht zu nutzende Lösung für eine interne Bestandsverwaltung entwickelt. Die Inventory Management App verwendet eine Kombination aus Standard- und benutzerdefinierten Objekten, um die internen Ressourcen im Auge zu behalten. 

Unsere Lösung ist eine Salesforce-basierte Anwendung, die alle Transaktionen im Zusammenhang mit der Speicherung von Beständen verwaltet. Dies ist sinnvoll, um interne Bestände schnell und einfach digital zu archivieren.  Nachfolgend finden Sie einige der wichtigsten Funktionen der App, welche jederzeit an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst oder erweitert werden können.

Über das benutzerdefinierte Objekt Inventory sind Sie in der Lage, interne Bestände zu speichern und diese Art von Beständen über Satzarten vom Marketingbestand zu trennen.

Das Bestandsobjekt unterstützt die folgenden Funktionen:

  • Erfassen und Pflegen von internen Positionen
  • Verwalten der Artikelbestände
  • Verfolgen des internen Bestandes mit anpassbaren Bestandsverfolgungsnummern
  • Protokollierung aller artikelbezogenen Informationen und Aktivitäten in Salesforce
  • Zuordnung der Elemente zu internen Benutzern mit Check-in- und Check-out-Funktionalität
  • Automatische  Erinnerungen zu endenden Mobilfunk-Verträgen an die Personalabteilung

 

Diese Funktionen ermöglichen einen reibungslosen und transparenten Prozess, um die Waren des Unternehmens zu verfolgen, die Verfügbarkeit konsistenter Informationen zu gewährleisten und sicherzustellen, dass das entsprechende Personal einen vollständigen Überblick über den internen Bestand hat,  ohne Salesforce verlassen zu müssen. 

Das folgende Diagramm zeigt den internen Bestandsfluss:

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Speichern von Bestandsdaten

 

Bei der Lagerung von internem Bestand ist es wichtig, spezifische Details zum Produkt zu speichern. Diese können Informationen in Bezug auf den Lieferanten, Garantieinformationen, Vertragsinformationen, Produktpreise und die Produktbeschreibung sein. In der Inventory Management App haben wir dafür benutzerdefinierte Felder integriert, um dieser Anforderung gerecht zu werden.

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Zusätzlich kann eine Automatisierung erstellt werden, um den Verwaltungsprozess Ihres Bestandes zu rationalisieren. Das könnten dann z. B. Benachrichtigungen über niedrige Lagerbestände, eine Erinnerung an die Aktualisierung eines bald endenden Mobilfunkvertrags sein oder auch Überprüfungsregeln, die zum Speichern des Datensatzes Seriennummern erfordern. 

Bestandsnummern 

Innerhalb des Bestandslisten-Objektes können Benutzer Bestandsnummern erstellen, die in Verbindung mit einem Tool wie Dymo oder einem anderen Tool zum Drucken von Etiketten, verwendet werden können.

Die eindeutige Nummer kann durch Klick auf einen Button aus dem Bestandslisten-Objekt generiert werden und gibt dem Bestandsverwaltungsteam die Möglichkeit, die internen Vorräte zu verfolgen. In der Bestandsliste können Benutzer auf den Button Bestandsnummern erstellen klicken, die bei Bedarf eine eindeutige, fortlaufende Nummer generiert. 

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Nach Klick auf den Button wird automatisch die Bestandsnummer vergeben. Die Verantwortlichen für die Bestandsverwaltung können diese Nummer dann verwenden, um das zugehörige Produkt physisch zu kennzeichnen.

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Hinzufügen von Fotos zu Bestandsaufzeichnungen 

Zusätzlich können Fotos von Gegenständen dem Inventardatensatz hinzugefügt werden, damit können Sie sicherstellen, dass immer der richtigen Artikel eingesetzt wird. Dazu fügen Benutzer einfach Fotos auf der Registerkarte Dokumente in Salesforce hinzu, kopieren die Bildverknüpfung und speichern sie im Feld Fotolink im Bestandsverzeichnis. Nachdem der Benutzer den Datensatz gespeichert hat, erscheint das Bild automatisch wie unten gezeigt:

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Internen Bestand einem Mitarbeiter zuordnen 

Das leistungsfähigste Tool innerhalb der Inventory Management App ist die Produkt-Zuweisungsfunktion. Auf diese Weise können Benutzern in Salesforce Elemente zugewiesen werden, die Aufschluss darüber geben, welcher Mitarbeiter derzeit über das Produkt verfügt, die Menge der aktuell für die Zuordnung verfügbaren Elemente zeigt und einen historischen Überblick über die Produktzuordnungen bietet. Aus dem Bestandsprotokoll kann die Position einem internen Mitarbeiter zugeordnet werden, indem Sie auf den Button Artikel zuordnen klicken.

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Benutzer können einen Mitarbeiter und die zugeordnete Menge auswählen, und die Position als ausgecheckt markieren.

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Dadurch wird der Bestand des Artikels automatisch aktualisiert. Wenn der Artikel zurückgegeben wird und der Benutzer das Produkt als eingecheckt markiert, wird die verfügbare Menge für die Kasse aktualisiert. Auf diese Weise können Sie schnell feststellen, ob ein Artikel verfügbar ist und ob weitere Produkte bestellt werden sollen, um die Nachfrage der Mitarbeiter zu decken.

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Die Produktzuordnung kann auch direkt aus dem Datensatz eines Benutzers heraus angezeigt werden. Wenn Sie auf den Benutzernamen klicken, erhalten Sie eine vollständige Liste der ausgecheckten Produkte. Zusätzlich können Berichte erstellt werden, um einen vollständigen Überblick über die Benutzer zu erhalten, die nach den Produkten gruppiert sind, über die sie verfügen.

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Fazit 

Die App für die interne Bestandsführung bietet einen vollständigen Überblick über die Bestände des Unternehmens. Bestandsdaten werden in Salesforce gespeichert, den Mitarbeitern zugeordnet, die Bestandsmengen werden automatisch aktualisiert, und die Informationen über das Produkt sind für die Bestandsverwaltung bequem über die Cloud abrufbar. Der optimierte Prozess mit den Standardfunktionen von Salesforce spart Ihrem Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld. 

In einem weiteren Blogbeitrag stellen wir Ihnen unsere Inventory Marketing Management App vor, mit welcher Sie Ihre Marketingmaterialien erfassen und den Bestand verfolgen können. Dazu gehören z. B. automatisierte Benachrichtigungen und die Zuordnung von Beständen zu bestimmten Kampagnen oder Ereignissen.

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