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Salesforce –Calendly Integration

Heute stellen wir Ihnen die Calendly Integration mit Salesforce vor, die viele "easy-to-use" Funktionen bietet, rund um das Thema Terminkoordination- und verwaltung. Die Funktionalitäten werden zwar von Calendly bereitgestellt, aber erst durch die Anbindung in Salesforce können Sie Prozesse und Flows auslösen, Aufgaben oder Inhaberschaften verteilen sowie Leads, Accounts und Contacts weiter qualifizieren.

Calendly

Überblick: 
Die Calendly Applikation dient der Organisation und Vereinbarung von internen und externen Terminen und stellt einige Funktionen bereit, die die Terminkoordination um ein vielfaches erleichtert und beschleunigt:

Mithilfe der App können Sie dem Kunden verschiedene Termine vorschlagen und Ihre verfügbaren Zeitfenster hinterlegen. Auch personalisierte Einladungen lassen sich – nach Wunsch des Anwenders – gestalten. Neben den vorgegebenen Zeitrahmen von 15, 30 und 60 Minuten, ist es zudem möglich individuelle Zeitfenster zu definieren. Wünschen Sie zeitliche Puffer mit Vorlaufzeiten und möchten kurzfristige Anfragen vermeiden, können Sie das im Calendly entsprechend einstellen. 

Zusätzlich zu den üblichen Kontaktinformationen der Kunden, werden auf einer Landingpage (ebenfalls bereitgestellt von Calendly) wichtige/mögliche Gesprächsthemen und offene Fragen der Kunden erfragt. Eine gute Basis, um sich auf den Termin vorzubereiten.

Zu guter Letzt versendet Calendly eine automatische Bestätigungsmail an alle Beteiligten und informiert ebenso über abgesagte Termine. 

In Summe also ein tolles Tool, um Termine innerhalb und außerhalb der Firma schnell, übersichtlich und lückenlos zu koordinieren. 

Salesforce Integration

Die Salesforce Integration von Calendly wird als Paket aus dem AppExchange in ihrer Salesforce Org installiert. Einen Guide zur Installation der Integration finden Sie hier.

Die Integration umfasst vier fertige "Visual Flows":

  • Cancel Event Flow
  • Create Event for Case Flow
  • Create Event for Lead Flow
  • Create or Update Lead or Contact Flow.

Werden Leads oder Contacts über die E-Mail Adresse nicht identifiziert, legt Salesforce diese als neue Leads an. Dabei wird der Eventinhaber zum Leadinhaber. Dies gilt allgemein bei der Erstellung von Events, kann aber jederzeit in den Flows angepasst werden.

Calendly flow.png

Durch unsere intensive Arbeit mit der Calendly Salesforce Integration sind wir heute Experten auf diesem Gebiet, und in der Lage diese individuell anzupassen und umzusetzen. Sie möchten beispielsweise, dass auf der Calendly Landing Page zeitgleich das Account Objekt und der Contact aktualisiert werden? Kein Problem. Auch abgesagte Events können Sie mit unserem Support von nun an über den "Prozess-Generator" löschen.

Hinweise

Unsere Empfehlung: 
Die Calendly Integration liefert eine gute Auswahl an definierten Flows, die individuell angepasst werden können. Dabei ist jedoch ein gewisser Wissensstand zum Thema "Salesforce - Visual Flows" notwendig. Gerne unterstützen wir Sie dabei, diese nach Ihren Wünschen anzupassen.

Fazit

Benötigen Sie eine "effiziente" Terminverwaltung- und koordination – etwa um Ihre Sales Ressourcen besser zu koordinieren – ist Calendly absolut empfehlenswert. Die einfache Anbindung zu Salesforce macht es zudem zu einem "Go to Tool". 

Ressourcen

 


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