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Lightning Experience: Best Practice für Reports & Dashboards


Reports und Dashboards sind Standard-Funktionalitäten von Salesforce, die Ihrem Unternehmen einen enormen Mehrwert liefern können, wenn sie richtig genutzt werden. 
Wie Reports und Dashboards aber erstellt werden, ist vielen Benutzern noch ein Rätsel. In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie einfach es sein kann mit Salesforce Reports und Dashboards zu erstellen. Sie werden der Star des nächsten Meetings sein!

Denn über Reports und Dashboards bekommt man Informationen über in Salesforce gespeicherte Daten, in genau der auf die eigenen Wünsche zugeschnittenen Form, ohne sich mit zusätzlichen Programmen wie Excel oder PowerPoint auseinander setzen zu müssen. Und ist das nicht auch der Zweck davon, Kundendaten in einem CRM-System wie Salesforce zu sammeln, um sie gezielt auswerten und nutzen zu können? 

 

SCHRITT 1: DIE RICHTIGE FRAGESTELLUNG

Salesforce kann Ihrem Unternehmen (fast) alle Antworten geben, Sie müssen nur die richtigen Fragen stellen. Aus diesem Grund beschäftigen wir uns zuerst mit der Formulierung der Frage. Formulieren Sie eine Frage, auf die Sie eine Antwort in Form eines Reports oder Dashboards erhalten möchten.

 

Als kurzer Überblick: Reports sind Datensatzlisten, welche über Diagramme veranschaulicht werden können. Sie können beliebig gefiltert werden und sind die Basis von Dashboards. Jedes Dashboard benötigt mindestens einen Report. Ein Dashboard kann aus bis zu 20 Elementen in Form von Diagrammen oder Listen bestehen. Wir beginnen also mit der Erstellung eines Reports.

 

Stellen wir uns vor das Qualitätsmanagement kommt auf uns zu und möchte wissen, welche Produkte am fehleranfälligsten sind. Sie stellen also die Frage:

  •  Welche unserer Produkte weisen die meisten Fehler auf?

Um auf diese Frage eine Antwort zu bekommen, muss man die Kundenvorgänge zu Produktreklamationen in Salesforce betrachten und nach Produkten aufschlüsseln. Dann muss man sich überlegen, ob auch Folgefragen aus der Thematik entstehen könnten und diese ggfs. mit einbeziehen. Zudem wäre es interessant zu wissen, welche Fehler pro Produkt am häufigsten auftreten, damit diese im besten Fall zukünftig behoben werden können. Unsere Folgefrage lautet also:

  • Welche speziellen Fehler weisen diese Produkt auf?

 

Konzentrieren wir uns zunächst auf diese beiden Fragestellungen. Wir haben nun schon den ersten Schritt getan und die Fragen formuliert, die uns der Report beantworten soll. Im nächsten Schritt müssen diese Anforderungen und Kriterien "übersetzt" werden.

 

SCHRITT 2: ANFORDERUNGEN IN REPORT-KRITERIEN UMFORMULIEREN

Nun ist es an der Zeit unsere Anforderungen zu definieren. Wir möchten Informationen darüber bekommen, welche Produkte am häufigsten in Kundenvorgängen reklamiert wurden und welche Fehler diese aufwiesen.

 

Kriterien für den Report sind somit Kundenvorgänge, die den Datensatztyp Produktreklamationen haben. Innerhalb dieser Kundenvorgänge schauen wir uns dann die reklamierten Produkte und deren Fehler an. Unter Umständen könnte die Charge des Produktes ebenfalls wichtig sein. Wir beginnen mit der Erstellung eines neuen Reports.

 

SCHRITT 3: REPORT ERSTELLEN

Wir erstellen den Report über das Reports-Tab und den Neu-Button.

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Zunächst müssen wir einen Report-Type auswählen:

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Wie wir bereits definiert haben, soll die Grundlage unseres Reports das Objekt Kundenvorgänge (Cases) in Bezug zu dem benutzerdefinierten Objekt Kundenvorgangsprodukte (Case Products) sein. Im nächsten Fenster können Sie dem Report einen Namen geben und auswählen, welche Felder er anzeigen soll. Wir gruppieren den Report nach den Produkten, um eine für unsere Zwecke bessere Übersicht zu erhalten.

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Anschließend setzen wir die gewünschten Filter. Wir möchten alle Kundenvorgänge des Datensatztyps Produktreklamation anzeigen lassen. 

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Pro Produkt werden uns nun Informationen zu der Charge und dem Fehler, sowie die passende Kundenvorgangsnummer angezeigt.

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Der Report zeigt uns, dass Produkt CP1189 die meisten Fehler aufweist. Frage 1 wurde somit beantwortet. Innerhalb von drei aufeinander folgenden Chargen tritt gehäuft der gleiche Fehler E12 auf. Auch Frage 2 wurde somit beantwortet. Das sind wichtige Informationen für das Qualitätsmanagement!

Wir können den Report nun speichern. Dabei werden wir gefragt, in welchem Ordner wir den Report ablegen möchten. Diese Entscheidung hat Auswirkung darauf, für wen der Report zugänglich sein wird. Wählen wir den privaten Ordner, können nur wir auf den Report zugreifen. Wir können aber auch einen Ordner für das Qualitätsmanagement erstellen und freigeben, oder den Report in den für alle Mitarbeiter zugänglichen öffentlichen Ordner ablegen.

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Dann ist es an der Zeit dem Report ein Diagramm hinzuzufügen.

 

SCHRITT 4: DIAGRAMM HINZUFÜGEN

Wir können direkt aus dem Report heraus ein Diagramm erzeugen. Dazu klicken wir auf den Diagramm-hinzufügen-Button.

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Es öffnet sich ein Diagramm, welches wir unseren Wünschen entsprechend kinderleicht über das Einstellungs-Menü anpassen können.

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Speichern - und das war's! Wir haben mit nur wenigen Mausklicks einen Report und ein Diagramm für unser Qualitätsmanagement erstellt. Als nächstes schauen wir uns an, wie wir diesen Report nun einem Dashboard zuweisen können.

 

SCHRITT 5: DASHBOARD ERSTELLEN

Dazu öffnen wir das Dashboards-Tab und klicken auf Neues Dashboard. Wir geben dem Dashboard einen Namen und fügen es einem Ordner hinzu, auf den das Qualitätsmanagement Zugriff hat. Über den Komponente-hinzufügen-Button wählen wir den Bericht aus, den wir in unser Dashboard einfließen lassen möchten. Dort können wir einstellen, wie der Bericht im Dashboard dargestellt werden soll. Speichern - fertig! Unser Dashboard hat nun seine erste Komponente erhalten. Über den Bearbeiten-Modus kann man weitere Komponenten hinzufügen, sie anders anordnen oder formatieren.

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Weiterhin lassen sich über das Einstellungs-Menü Farbdesigns ändern und Anzeigevarianten ändern. Man sollte hier definieren, aus wessen Sicht das Dashboard generiert werden soll: aus Sicht des jeweiligen Nutzers, des Erstellers oder einer anderen Person. Je nach Berechtigungen kann das Einfluss auf die angezeigten Datensätze haben. Die Benutzer können über das Dashboard auch direkt in den zugehörigen Bericht springen.

Sie können den Bericht und das Dashboard nun den Kollegen vom Qualitätsmanagement präsentieren.

 

SCHRITT 6: DASHBOARD ZUR SEITE HINZUFÜGEN

Die Kollegen sind begeistert und fragen, ob es möglich sei, das Dashboard direkt auf der Startseite zu verankern, damit man die wichtigen Informationen immer im Blick hat. Und Sie können wieder punkten, denn das ist unter gewissen Bedingungen durchaus möglich.

  • Nur Administratoren können Startseiten erstellen/bearbeiten und Dashboards hinzufügen.
  • Sie müssen über Salesforce Lightning Experience verfügen.
  • Startseiten können nicht auf Userebene angepasst werden, sondern nur auf Profilebene.

Der Admin muss also im Setup den Lightning Anwendungsgenerator öffnen und dort eine benutzerdefinierte Startseite mit dem gewünschten Dashboard erstellen und sie einem Profil zuweisen.

 

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