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Im Überblick: Salesforce CPQ - automatisierte Angebots-und Rechnungsstellung

Auch heute noch werden in überraschend vielen Unternehmen Preislisten in Excel-Tabellen gepflegt und Angebote in akribischer Fleißarbeit in Word-Dokumenten erstellt.

Es kostet Vertriebsmitarbeiter enorm viel Zeit und Energie, Preise korrekt zu berechnen und unverbindliche Angebote zusammenzustellen - zumal sie mehr denn je individuelle Kundenwünsche berücksichtigen müssen. Und am Ende steht die Frustration, dass sich trotz aller Mühen Fehler in das resultierende Angebot eingeschlichen haben. Und diese Frustration gilt für beide Seiten: auch der Kunde ist nicht glücklich darüber, dass die Rechnung plötzlich andere Preise enthält oder ein Produkt gar nicht mehr lieferbar ist.

Immer komplexere Produktportfolios und Vertriebsprozesse machen es dem Vertriebsmitarbeiter auch nicht einfacher. Er kann eigentlich gar nicht mehr all das Wissen, das er bräuchte im Kopf haben. Spätestens an dieser Stelle bietet sich eine CPQ-Software an, die explizit darauf ausgerichtet ist, Unternehmen mit großen Portfolios, Produkten und Dienstleistungen oder komplexen Produktkonfigurationen beim Erstellen hochwertiger, fehlerfreier Angebote zu unterstützen.

Was ist CPQ?

CPQ steht für "Configure – Price – Quote" - heißt: das Konfigurieren und Zusammenstellen von Produkten, die Preisgestaltung und das Erstellen von Angeboten.

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Eine CPQ-Lösung hat vor allem das Ziel, das Vertriebsteam dabei zu unterstützen, Angebote einfacher, schneller und mit höherer Präzision zu erstellen. Dabei liefert sie viele Hilfsmittel, wie automatisierte Preisfindung, Validierung der Produkte und Dienstleistungen sowie eine Kombination daraus. So soll es dem Vertriebsmitarbeiter ermöglicht werden, schnell und einfach ein auf den individuellen Kunden abgestimmtes, technisch und preislich korrektes Angebot zusammenzustellen und auch zukommen zu lassen.

CPQ-Tools in der Salesforce Sales Cloud

Mit den Standard Funktionen der Sales Cloud wird bereits ein großer Teil der Vertriebsarbeit, wie Lead- und Opportunity-Management vereinfacht. Auch Komponenten zum Angebots-, Bestellungs- und Vertragsmanagement sind grundsätzlich „out of the box“ vorhanden. Für viele Unternehmen kann man so mit einer wenig lösungsorientierter Kreativität bereits mehr als zufriedenstellende Prozesse einrichten und den Vertriebszyklus komplett abdecken.

Die Anforderungen anderer Unternehmen, mit komplexeren Produktstrukturen und/oder Preismodellen, ist eine Umsetzung zwar grundsätzlich irgendwie möglich, aber realistisch betrachtet mit extrem hohem Entwicklungsaufwand verbunden – und damit überflüssig, wenn man weiß, dass es Lösungen wie Salesforce CPQ gibt.

Was ist Salesforce CPQ

Salesforce CPQ ist die Weiterentwicklung der 2017 aufgekauften Quote-to-Cash Anwendung Steelbrick. Diese wurde nativ für Salesforce entwickelt und auch schon während dieser Zeit von Salesforce selbst mit einigen Millionen unterstützt. Die Anwendung deckt den gesamten Prozess ab: vom Erstellen der Angebote, konfigurieren der Bestellung, über die Vertragsverwaltung bis hin zum Zahlungseingang (letzteres, wenn man sich für das CPQ+ Billing-Paket entscheidet). Damit führt Salesforce CPQ bereits seit Frühjahr 2017 das Grid Scoring von G2 Crowd im Vergleich mit 20 anderen CPQ Lösungen an.

Die Funktionen von Salesforce CPQ hier mal grob umrissen:

Configure/Konfiguration

Bei der Konfiguration liegt der Fokus auf der Produktfindung, Produktauswahl und der richtigen Kombination von Produkt- und Service Optionen.

Produkte können „einzeln“ oder im „Bundle“ – also als Kombination einzelner, ggf. auch verschachtelter Produkte - angelegt werden. Hierzu stehen schon zur Grundkonfiguration zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, um zu definieren, wie sich ein einzelnes Produkt im Kontext des Bundles verhält. Hiervon werden dann beispielsweise bereits unterschiedliche Preise oder Mengen abhängig gemacht.

Mit Hilfe dieser vordefinierten Konfigurationslogiken kann ein Vertriebler dann verhältnismäßig schnell im Editor die Produkte, die sich beispielsweise gegenseitig bedingen oder ausschließen, ausmachen. Egal, wie komplex die Produkte zusammengesetzt sind und ganz ohne selbst den Produktkatalog auswendig können zu müssen.  

Price/Preisfindung

Produktpreise auf Angeboten und Rechnungen entsprechen immer seltener dem eigentlichen Listenpreis. Abhängig von Rahmenverträgen, Partnerrabatten, Staffelpreisen, Rabattaktionen etc. ist er zur dynamischen Komponente geworden. Ohne eine digitalisierte, automatisierte Lösung ist es schwierig für einen Vertriebsmitarbeiter, hier immer auf dem aktuellen Stand zu sein.

Hinzu kommt, dass die meisten Vertriebsmitarbeiter nach eigenem Ermessen Angebotspreise setzen oder Rabatte gewähren dürfen, um beispielsweise Verträge mit vielversprechende Neukunden abschließen zu können.

Auch in diesen Fällen (und einigen mehr) unterstützt die Salesforce CPQ-Lösung. Durch Regeln und Logiken, Restriktionen und Genehmigungsprozesse kann sichergestellt werden, dass die Interessen aller gewahrt werden.

Quote/Angebotserstellung

Nach der Produktkonfiguration und dem Festlegen des Preises kann das Angebot erstellt werden. Hierfür werden dynamische Angebotsvorlagen angelegt, die sich an die individuellen Anforderungen jedes Angebots anpassen können. Dazu gehören z. B. dynamische Übersetzungen und die Option, die Angebotsbedingungen anpassen zu können – ggf. auch wieder mit nachgelagertem Genehmigungsprozess.

So kann mit wenigen Klicks ein qualitativ hochwertiges Angebot erstellt und per E-Mail versendet werden. 

Weitere Funktionen

Salesforce CPQ liefert nicht nur Funktionen bis zu dem Punkt, an dem das Angebot versendet wird, sondern deckt den gesamten Zyklus ab. D. h., dass auch das Verwalten des auf das Angebot folgenden Auftrags sowie das Vertragsmanagements (z. B. Verlängerungen, Änderungen, etc.) weitestgehend automatisiert werden können.

 

Zusammenfassung

Salesforce CPQ hilft, durch Automatisierungsmöglichkeiten und die Vereinheitlichung von Vertriebsprozessen auf Anfragen schnell und in hoher Qualität zu reagieren. Dadurch wird die Komplexität im Arbeitsalltag des Vertriebsteams verringert, bei gleichzeitiger Steigerung der Kundenzufriedenheit.   

Salesforce CPQ ist für die Sales Cloud und Service Cloud verfügbar und daher bereits per Definition nativ mit ihren existierenden Kundendaten verknüpft.

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