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MRR-Forecast-Report für kleinere Salesforce Orgs

 Björn Linde /  07. Dezember 2017 /

Wenn Sie einen Forecast mit monatlich wiederkehrenden Umsätzen (Monthly Recurring Revenue) erstellen möchten, die auf Ihren Opportunities basieren, lässt sich das schwer mit einem Salesforce Standard Report umsetzen. Insbesondere kleinere bis mittelständische Unternehmen mit einer Salesforce Professional Edition Lizenz kommen dabei schnell an ihre Grenzen. Grund sind die eingeschränkten Funktionen.

MRR-Forecast

Voraussetzungen und Zweck

Bei dem MRR handelt es sich grundsätzlich um Umsatz, mit dem ein Unternehmen monatlich rechnen kann. Dies geschieht natürlich nicht zufällig, sondern diese Art des Umsatzes ist vorhersehbar. Typischerweise findet sich so etwas sehr oft im Abonnement- bzw. Lizenzgeschäft wieder, wo eine monatlich konsistente Gebühr vom Lizenznehmer bzw. Abonnent abgeführt wird. Der bekannteste Fall ist ein Lizenzvertrag mit einer Mindestlaufzeit (bspw. ein SaaS-Vertrag oder auch ein Probevertrag über wenige Monate). Sind diese Daten bekannt, wird als nächstes der Total Contract Value (TCV) ermittelt. Der TCV ist die Summe der tatsächlichen Einnahmen für einen Kunden. Dieser wird in der Regel als Brutto- oder Nettowert ausgedrückt. Je nach Unternehmen kommen noch weitere Kennzahlen zum Einsatz, die Einfluss auf dem MRR haben können.

Forecast des MRR für einen bestimmten Zeitraum

In Salesforce wird jedes Neugeschäft als Opportunity erfasst. Den MRR und TCV, sowie ACV (Annual Contract Value) und eventuelle Servicegebühren müssen dann direkt an der Opportunity als Custom Felder erfasst werden. Über ein Formelfeld lassen sich die Werte automatisch berechnen. So weit, so gut.

Sobald es aber zu dem Punkt kommt, sich die MRR für die kommenden 12 Monate, aufgeschlüsselt für alle Accounts und dazugehörige Opportunities, anzeigen zu lassen, benötigen Sie einen Bericht (Report). Aufgrund der Komplexität kann ein Tabellen- oder Zusammenfassungsbericht dies nicht darstellen. Mit einem Matrixbericht funktioniert das hingegen schon. Der Bericht kann Ihnen aber aufgrund der Daten immer nur einen MRR-Wert pro Opportunity darstellen und dann wahrscheinlich auch nur für den aktuellen Monat. Somit müssten für den anvisierten Zeitraum die MRR schon generiert werden. Mithilfe von Workflows kann ein entsprechender Prozess aufgesetzt und automatisiert werden. Jedoch Salesforce Nutzer mit einer Professional Edition Lizenz sind da wesentlich eingeschränkter, da ihnen keine Workflows zur Verfügung stehen.

Lösung: MRR-Forecast-Report für SalesCloud

Forecast ohne aufwendige Berechnungen

Um einen MRR-Forecast in Salesforce zu machen, müssen alle MRR-Werte für die Laufzeit des Abonnement oder Lizenz schon bekannt sein. Mit unserer Lösung werden die Revenues aufgeschlüsselt nach Monat und Jahr automatisch erstellt, wenn eine Opportunity angelegt oder upgedated wird. Das erfolgt in Anhängigkeit der Opportunity Stages (es empfiehlt sich die Stage "Closed Won" als Basis zu wählen), des Closed Dates, Anzahl der Monate, ACV und dem MRR.

Opportunity-MRR-Beispiel.png

Bild: Beispiel für eine Opportunity einer SaaS-Lizenz

Wird die Stage auf "Closed Won" gesetzt, werden im nächsten Schritt alle Revenues automatisch ermittelt und in ein Custom Object geschrieben, welches der Opportunity zugeordnet ist.

Revenue-Custom-Object.png

Diese Werte bilden die Grundlage, um die MRR in einen definierten Zeitraum in einem Matrixreport aufzuführen. Neben den Revenue Dates wird auch die Summe einer einzelnen Opportunity oder aller Opportunities für einen Account (oder alle Accounts) zusammengefasst.

Beispiel-MRR-Report.png

Klare Vorteile:

  • Klarer Kostenvorteil: MRR-Forecast sind bereits ab einer Professional Edition Lizenz umsetzbar. Sie müssen nicht auf eine größere Salesforce Lizenz umsteigen oder zusätzliche Software einkaufen.
  • Kein weiteres System notwendig: Alle bestehenden Daten aus Salesforce werden genutzt und in einem System verarbeitet. Auch eine kostenintensive Integration in ein weiteres System ist nicht notwendig.
  • Flexibilität: MRR können abhängig vom Closed Date flexibel beginnend ab den Eintrittsmonat berechnet werden. Auch komplexere Berechnungen mit zusätzlichen Werten und Abhängigkeiten können aufgesetzt werden (bspw. verschiedene Stages mit unterschiedlicher Probability; Voraussetzung: SalesCloud Enterprise Edition). Auf Wunsch werden alle MRR auch als Dashboard dargestellt.
  • Zeitersparnis: Der Forecast kann in wenigen Schritten über einen Bericht erstellt werden. Der zu erwartende wiederkehrende Umsatz zieht sich automatisch aus allen Opportunities und das für den gewünschten Zeitraum.

Zusammenfassung

Alle Salesforce Nutzer, mit dem Fokus auf Lizenz- oder Abonnementgeschäft, wird es nun auch ermöglicht in kleineren Salesforce Orgs einen Forecast für monatlich wiederkehrende Umsätze (MRR) mithilfe unseres MRR-Forcecast-Report durchzuführen. Keine weiteren Systeme oder Anwendungen sind dazu nötig. Bereits mit einer Salesforce Professional Edition Lizenz lassen sich genaue Prognosen erstellen. Die Lösung setzen wir gemäß Ihrer Anforderungen einmalig auf. Gerne beraten wir Sie dazu!


Haben Sie Fragen zum MRR-Forecast-Report oder anderen Salesforce.com Produkten? Unsere Salesforce Berater helfen Ihnen gern weiter!

Beratungstermin vereinbaren

 

Björn Linde

Autor: Björn Linde

Senior Marketing Automation Consultant bei Cloud Consulting Group GmbH

Marketing Automation Reports Sales Cloud Monthly Recuring Revenue Report

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