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HubSpot und Salesforce nahtlos integrieren

 Vincent Schneider-Archuleta /  30. September 2016 /

Was bringt eine Integration?

Auch wenn eine Marketing Automation wie HubSpot einen großen Umfang an Tools mit sich bringt, ist sie meist kein alleinstehendes System. Denn häufig haben Unternehmen noch weitere Systeme wie ein CRM, ERP oder CMS im Einsatz.

Obwohl HubSpot auch zusätzliche Funktionen wie zum Beispiel ein integriertes CRM anbietet, verwenden die meisten Unternehmen bereits etablierte Systeme wie z. B. die Sales Cloud von Salesforce. Meistens ist Salesforce bereits über Jahre in einem Unternehmen etabliert, bevor eine zusätzliche Marketing Automation Software wie HubSpot benötigt wird. Nach Anschaffung und Implementierung von HubSpot macht es natürlich Sinn, dass relevante Salesforce Daten mit HubSpot synchronisiert werden. Dies verhindert Datensilos und alle damit einhergehenden Nebeneffekte. Um z. B. eine zielgerichtete E-Mail Kampagne mit Salesforce Kontakten durchzuführen, müssen diese erstmal zwischen Salesforce und HubSpot synchronisiert werden. Anders herum sollte dann auch gewährleistet sein, dass relevante Informationen dieser Kampagne wieder zurück nach Salesforce fließen. Es muss aber auch die Möglichkeit bestehen, neu erstellte Datensätze gegebenenfalls automatisch von dem einen in das andere System zu übertragen, wenn zum Beispiel neue Leads über Formulare der eigenen Webseite generiert werden. Letztendlich ist eine Integration der beiden Systeme absolut sinnvoll und wir beleuchten die verschiedenen Möglichkeiten in diesem Blogbeitrag.

 

Die Standardintegration

HubSpot bietet eine Standardintegration für Salesforce, die man in seinem HubSpot Account unter Integrations einrichten kann. Sind die beiden Systeme erstmal miteinander verbunden, kann die Vielzahl der sich bietenden Möglichkeiten eine gewisse Komplexität darstellen. Wir bringen Licht ins Dunkel und erklären, welche wichtigen Features diese Integration beinhaltet und auf welche Herausforderungen man stoßen könnte.

Synchronisation von Kontakten und Leads
Die wesentliche Funktion der HubSpot zu Salesforce Integration ist das Synchronisieren von Kontakten und Leads mit einigen dazugehörigen Salesforce Standardobjekten wie Accounts, Opportunities und Tasks. Hier ist zu beachten, dass HubSpot Leads und Kontakte nicht wie Salesforce in zwei unterschiedlichen Objekte kategorisiert, sondern nur Kontakte speichert und diese mit dem Feld „Lifecycle Stage“ einen Status wie Lead, Marketing Qualified Lead, Sales Qualified Lead, Opportunity usw. gibt. Bevor man also anfängt, Daten in Salesforce zu erstellen, muss man in den HubSpot Integration Settings auswählen, ob HubSpot Leads oder Kontakte erstellen soll. Sollten Sie dabei unsicher sein empfehlen wir die Einstellung, dass HubSpot Leads in Salesforce erstellt. Denn eine Leadqualifizierung bis hin zur Konvertierung zum Kontakt erfolgt meist durch das Vertriebsteam direkt in Salesforce.

Image 1 - Record Type.png

Wie schon erwähnt ist es nicht immer notwendig, alle Kontakte und Leads beider Systeme zu synchronisieren. Man kann in HubSpot eine Inclusion List mit Kontakt-Filterkriterien erstellen, die in den Einstellungen dazu dient, nur relevante Kontakt und Leads zu synchronisieren. Zum Beispiel macht es Sinn, Kontakte nur ab einer bestimmten Stage oder ab einem bestimmten Leadscore mit Salesforce zu synchronisieren.

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Field Mapping

Die Daten der HubSpot Kontakte sind in Feldern gespeichert, die wiederum mit Salesforce Feldern gemappt werden können. Dieses Fieldmapping findet man in HubSpot. Hier kann man zu jedem Feld einstellen, wann HubSpot Daten in dazugehörige Salesforce Feld schreiben soll.

Image 2 - Field Mapping.png

Aufgrund der Tatsache, dass HubSpot zwischen Leads und Kontakten keinen wesentlichen Unterschied macht, ergeben sich gewisse Herausforderungen für die Salesforce Integration. Was passiert z. B. wenn das HubSpot Feld „Vorname" mit dem dazugehörigen Salesforce Feld für Leads und Kontakte gemappt werden soll? Schließlich sind Leadname und Kontaktname zwei unterschiedliche Felder in Salesforce. Kein Problem! Die Integration löst das mit dem API Namen in Salesforce. Solange dieser gleich ist, werden die Daten mit beiden Feldern synchronisiert. Man sollte also bei Custom Feldern für unterschiedliche Salesforce Objekte beachten, dass der API Name gleich ist, wenn sich ein HubSpot Feld auf mehrere Salesforce Felder bezieht. Erwähnenswert ist auch noch, dass HubSpot Firmendaten auch mit Accounts in Salesforce gemappt werden können.

Activity Synchronisation
In den Integration Settings kann auch noch standardmäßig eingestellt werden, ob HubSpot Aktivitäten wie E-Mail Opens, Sends und Clicks sowie Form Submissions in Salesforce erstellt werden sollen. Dabei sollte man aber in Betracht ziehen, dass zusätzliche Aktivitäten auch mehr API Calls und Speicherkapazität (Data Storage) in Salesforce beanspruchen. Es empfiehlt sich, die API Calls sowie den Data Storage Verbrauch wöchentlich in Salesforce zu überwachen.

Image 3 - 4 Activities.png

 

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In Salesforce erstellt die Integration zwei sogenannte „Visualforce Elemente“, die auf das jeweilige Lead- und Kontaktlayout gezogen werden können. Darüber hinaus wird auch das Custom Object „HubSpot Intelligence“ erstellt, in dem zusätzliche Daten für Leads oder Kontakte, die in HubSpot getrackte Aktivitäten verzeichnen, gespeichert werden. Diese Informationen bleiben in Salesforce als Datensätze bestehen und können auch entsprechend ausgewertet werden.

 Image 4 - Visulaforce.png

 

In der „HubSpot Intelligence“ kann man HubSpot Informationen wie die Anzahl der Visits, Page Views, Form Submissions, HubSpot Score uvm. direkt in Salesforce sehen. Außerdem kann ein Kontakt oder Lead aus Salesforce über Links direkt in HubSpot aufgerufen werden, was wiederum einige Klicks erspart und dadurch die Benutzerfreundlichkeit erhöht.

Image 5 - Intelligence.png

Das zweite Visualforce Element heißt „HubSpot Nurturing“ und es beinhaltet nützliche Informationen über das <nobr>E-Mail</nobr> Nurturing wie z. B. verschickte und geplante E-Mails sowie Aktivitäten rund um diese <nobr>E-Mails</nobr>. Diese Art der Informationen geben einem Vertriebsmitarbeiter eine verbesserte 360 Grad Sicht auf alle Marketing- und Vertriebsaktivitäten, was auch in unserem Blogbeitrag zu SMARKETING näher beschrieben wird.

 Image 6 - Nurturing.png

 

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Hubspot Score
Ein weiteres Feature bezieht sich auf das Leadscoring in HubSpot, welches zur weiteren Leadqualifizierung dient. Die einfache Regel lautete „je höher der Score, desto qualifizierter der Lead“. Die Kriterien zu Berechnung können selbst definiert werden. Ist erstmal alles richtig eingerichtet, wird ein HubSpot Score errechnet der automatisch mit in Salesforce synchronisiert, und als grafisches Element unter Leads und Kontakten, angezeigt wird. Natürlich kann man den HubSpot Score auch über das Field Mapping mit einem enstprechenden Salesforce Feld synchronisieren und in Salesforce entsprechend auswerten.

 

Praxistipp

Damit der HubSpot Score in Salesforce aktuell bleibt und das Prinzip der Datenvalidität gewährleistet ist muss man darauf achten, dass der Kontakt die Filterkriterien der HubSpot Inclusion List erfüllt. Ist ein Kontakt nicht in der Inclusion List und sollte sich der HubSpot Score verändern, so bleibt ein alter Score in Salesforce bestehen. Darum empfehlen wir HubSpot Kontakte mit bestehendem HubSpot Score, die auch in Salesforce als Datensatz bestehen, immer in der Inclusion List zu lassen.

 

API Integration

Gehen die Anforderungen der Integration über den Standard hinaus (E-Mail Opened, Sent, Clicked und Form Submitted), gibt es die Möglichkeit eine API (Application Programming Interface) Integration zu nutzen, um zusätzliche Daten zwischen beiden Systemen auszutauschen. Wie das genau funktioniert und was die Hubspot API alles bietet, können Sie hier nachlesen. Die nachfolgenden Usecases dienen als Anregung für die unzähligen Möglichkeiten dieser API Integration.

Standard HubSpot Aktivitäten in Salesforce Aktivity History mit SMART GRID

Image - Activity History.png

Usecase: HubSpot Page Views in Salesforce
Ziel einer solchen API Integration ist es, existierende oder neue Page Views mit allen relevanten Informationen in Salesforce sichtbar zu machen. Da HubSpot Aktivitäten standardmäßig in der Lead und Kontakt Activity History in Salesforce erzeugt werden, ist es hier sinnvoll die gleiche Logik für Page Views anzuwenden.

Wenn die Page Views einmal integriert sind, werden sie wie andere Aktivitäten dargestellt. Allerdings ist man durch die API sehr flexibel mit dem Mapping und dem Inhalt der Felder. Dies ist also nur ein Bespiel und kann den jeweiligen Bedürfnissen angepasst werden.

Image - Page Views.png

 

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Zwar sind Page Views in Salesforce durch die HubSpot Intelligence auch sichtbar, allerdings ist das auf sehr wenige beschränkt und sie können auch nicht in Salesforce gespeichert werden. Auf das Visualforce Element, in dem die Page Views der Standardintegration sichtbar sind, lässt sich auch nicht reporten. Dazu müssen Daten in Salesforce angelegt werden, was mit der API Integration in Form von Salesforce Tasks gelöst werden kann. Außerdem kann man so weitere Informationen zu den Hubspot Page Views in Salesforce Feldern speichern und auf diese reporten.

Task Page View.png

 

Usecase: Online Chat History als Task in Salesforce

Durch die Snapengage Integration mit HubSpot können Live Chats mit Kunden auf einer Webpage in HubSpot dargestellt und gespeichert werden. Was aber, wenn man den Chatverlauf und die dazugehörigen Daten auch in Salesforce speichern möchte? Zwar kann man das HubSpot Feld, in dem der Chatverlauf gespeichert ist, mit einem Custom Salesforce Feld mappen, jedoch fehlen dann weitere wichtige Chat Informationen. Und wenn der gleiche Kontakt zu einem anderen Zeitpunkt einen neuen Chat führt, würde der alte Chat in Salesforce durch das Mapping überschrieben oder der neue Chat erst gar nicht gespeichert werden (je nach Einstellung des Fieldmappings).

Chat.png 

Durch die API Integration kann dieses Problem umgangen werden, indem für jeden neuen Chat eine Aktivität in Salesforce erstellt wird (siehe obiger Screenshot), in der alle wichtigen Informationen, sowie der Chatverlauf, enthalten sind.

Praxistipp

Auch hier sollte man beachten, dass zusätzliche Aktivitäten in Salesforce auch API Calls und Speicherkapazität verbrauchen. Deshalb sollte man nicht vergessen, die Salesforce Limits im Auge zu behalten. Das kann auch Sie durch sogenannte Wachhundreports automatisiert werden, was in diesem Blogbeitrag genauer beschrieben wird. Bei richtiger Konfiguration senden diese Berichte eine Mitteilung, sobald ein bestimmtes Limit erreicht ist

Zusammenfassung

Egal, ob Standard oder eine zusätzliche API Integration, durch die Vernetzung von HubSpot und Salesforce entsteht ein unschlagbares SMARKETING System, das den Vertrieb mit wichtigen Informationen versorgt und so die immer knappen Ressourcen auf die wirklich interessanten Leads und Kontakte fokussiert. Dies steigert die Effizienz in Marketing und Vertrieb, führt zu einer Verbesserung der wesentlichen Kennzahlen und, was schon in viele Projekte bewiesen wurde, in Kombination mit einem guten Inbound Marketing letztendlich auch zu mehr Abschlüssen und Kunden!

Ressourcen

 

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Vincent Schneider-Archuleta

Autor: Vincent Schneider-Archuleta

Salesforce Consultant und Marketing Automation bei der Cloud Consulting Group GmbH

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