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Salesforce – Spesenabrechnungs App

 Ahmed Abdelhamed /  26. Oktober 2017 /

Im Falle einer Reisekostenabrechnung gehen Mitarbeiter zumeist in Vorleistung und erhalten nach Einreichen der Spesen, die Kosten erstattet. Manche Unternehmen wiederum stellen Ihren Mitarbeitern einen bestimmten Pauschalbetrag für die Reise zur Verfügung. Wie dem auch sei, entscheidend bei der Spesenabrechnung ist eine genaue Angabe der angefallenen Kosten sowie die Vorlage der entsprechenden Belege

Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung besteht aus folgenden Komponenten:

    • Reisedauer: Diese umfasst den Zeitpunkt der Abreise vom privaten Wohnort bis zur Rückkehr zum privaten Wohnort.
    • Fahrtkosten: Dazu gehören Fahrkarten, Flugtickets, Belege über Taxifahrten aber auch die Abrechnung einer Kilometerpauschale. Diese beträgt 0,30 € je gefahrenen Auto-Kilometer und für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug 0,20 € pro gefahrenen Kilometer. 
    • Übernachtung: Es gilt die tatsächlich entstandenen Kosten (Hotel, Privatübernachtung und Appartement) abzurechnen. Bei Hotelrechnungen inkl. Frühstück, wo der Betrag des Frühstücks im Verborgenen bleibt, heißt es die Gesamtsumme um X des betreffenden Staat geltenden 24-Stunden-Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwand zu kürzen: bei einer Übernachtung im Inland um 4,80 EUR und bei einer Übernachtung im Ausland um 20 %.
    • Pauschalen: Es werden zwei Pauschalarten unterschieden: Dienstreisen von mehr als 8 Stunden und die 24-stündige Abwesenheit von zuhause. Beachten Sie, dass es divergente Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Inland und Ausland gibt.
    • Reisenebenkosten: Nebenkosten für eine Dienstreise können sein Hotelgarage, berufliche Telefongespräche oder Telefaxübermittlungen, Parkgebühren, Maut, Kosten des Fährtransportes, ebenso damit zusammenhängende Umbuchungs- oder Stornierungskosten.


 erstellung einer Reisekostenabrechnung

So leicht, wie sich die Erstellung einer Reisekostenabrechnung im ersten Moment darstellt, so schwierig ist es jedoch, alle für das Finanzamt wichtigen Elemente "korrekt" zu berücksichtigen. Tatsächlich führt eine scheinbare Kleinigkeit dazu, dass das Finanzamt diese Ausgaben entweder nur zum Teil oder gar nicht annimmt. Ein sehr bekannter Fehler sind fehlende Belege.
Eine Reisekostenabrechnung kostet Zeit und zählt gewiss nicht zu den beliebtesten Aufgabe Ihrer Mitarbeiter. Eingabe des Reiseziels, Heraussuchen der passenden Pauschale für das entsprechende Land, Berechnung der für die Pauschale relevanten Reisetage, Zusammensuchen der Belege und zu guter Letzt das ordentliche Aufbereiten vor der Übergabe an das Back Office. Damit nicht genug. Ist das geschafft, durchwandert die Spesenabrechnung häufig mehrere Ebenen im Unternehmen, um genehmigt zu werden. Das braucht Zeit und involviert nicht nur einen, sondern in Summe mehrerer Ihrer wertvollen Mitarbeiter.

Spesenabrechnung App in Salesforce

klare Vorteile 

Ihr Unternehmen verwendet schon Salesforce? Wunderbar – wir haben für Sie schon eine Lösung parat, die Ihre Spesenabrechnung deutlich vereinfacht. 

    • Zeitersparnis: Mit der App kann die Spesenabrechnung schnell erstellt werden. Dies ist übrigens auch von unterwegs möglich. Ist die Abrechnung gemacht, wird sie mit einem einfachen Klick an das Back Office geschickt, die diese – auf selbigen Wege – dann an die nächsthöhere Instanz weiterleitet – das wars! 

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    • Hohe Automatisierung und Vereinfachung:  Das Heraussuchen von Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Im- und Ausland oder aber das Berechnen der relevanten Reisedauer ist Schnee von gestern. Unsere App macht das ganz alleine. 
    • Einfache Erfassung der Belege im System: Verlorengegangene Belege sind kein Problem mehr. Machen Sie mit Ihrem Handy oder Pad ein Bild und ordnen Sie diese ganz bequem den entsprechenden Spesen zu. 

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    • Ohne Excel und Google Sheets:  Vergessen Sie Google/Excel Sheets. Mit nur einem Klick generiert Ihnen das System ein PDF mit Ihren monatlichen Spesen.

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    • Reisenebenkosten: Zu den Reisenebenkosten zählen Hotelgarage, berufliche Telefongespräche oder Telefaxübermittlungen, Parkgebühren, Maut, Kosten des Fährtransportes, ebenso damit zusammenhängende Umbuchungs- oder Stornierungskosten

Zusammenfassung

Die Spesenabrechnung App ist das ideale Business Tool für Profis! Mit dieser Lösung erstellen Sie Ihre Spesenabrechnung schnell, einfach und mit einer niedrigeren Fehlerquote. Gerne beraten wir Sie dazu!

Im Überblick

  • Super einfache Bedienung, die für jedermann leicht verständlich ist.
  • Digitale Belegverwaltung und direkte Zuordnung zu den entsprechenden Spesen.
  • Unkompliziertes Exportieren der Spesenabrechnungen mit einem Klick zu einem PDF.
  • Organisieren der Spesenabrechnung monatlich, für Projekte, pro Kunde, pro Fahrt.
  • Usw. 

Haben Sie Fragen zur Spesenabrechnung App oder anderen Salesforce.com Produkten? Unsere Salesforce Berater helfen Ihnen gern weiter!

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Ahmed Abdelhamed

Autor: Ahmed Abdelhamed

Salesforce Developer bei der Cloud Consulting Group GmbH

Salesforce App Spesenabrechnung

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